כשאירוע גדול מתקרב, רוב הלחץ לא מגיע מהמנות עצמן אלא מהדברים הקטנים שמסביב: כמויות שלא נסגרות, מוצרים שחסרים ברגע האחרון, קירור שלא עומד בעומס, ומלאי שמתפוצץ במחסן כי הזמינו מוקדם מדי או בלי תכנון. הזמנה סיטונאית לקייטרינג ולאירועים היא כלי שמאפשר להרוויח שקט: לקנות נכון, בזמן הנכון, במחיר נכון, ולדעת שהשירות לא ייפול בגלל פריט אחד שנשכח.

המטרה של המדריך הזה היא לתת שיטה פשוטה שעובדת באירועים קטנים ובאירועים של מאות סועדים: איך בונים רשימה, איך מחשבים כמויות, איך מגדירים מועדי אספקה, ואיך משאירים לעצמכם מרווח טעות בלי לשרוף כסף.

מגדירים את תמונת האירוע לפני שמתחילים להזמין

לפני שנכנסים לספקים ולקטלוגים, עוצרים לשתי דקות ומנסחים ארבע החלטות שמכתיבות את כל ההזמנה:

1. כמה סועדים בפועל ומה טווח הביטחון

2. סגנון הגשה: בופה, הגשה לשולחנות, עמדות, מגשים, קוקטייל

3. מספר גלים או זמני שיא: קבלת פנים, עיקרית, קינוחים, לילה

4. לוגיסטיקה בשטח: מטבח פעיל, חימום, קירור, מקום אחסון, כוח אדם

כאן כדאי לכתוב החלטה אחת ברורה: מספר הסועדים שעליו מתכננים. אם אתם מצפים ל 250, תכננו ל 270. זה מרווח שעולה מעט ומציל הרבה.

בונים רשימת הזמנה לפי קטגוריות ולא לפי מתכונים

הטעות הנפוצה היא לעבוד רק לפי מתכונים. באירוע אמיתי יש גם קפה, נייר, ניקיון, קרח, תיבול, חד פעמי, ופתרונות הגשה. לכן בונים רשימה לפי קטגוריות, ואז ממלאים מתוכה את המתכונים.

חומרי גלם למטבח

כאן נכנסים מוצרים יבשים, קפואים, שימורים, תבלינים, שמנים, קטניות, קמחים, רטבים, ומוצרי בסיס שבלעדיהם אי אפשר להרים שירות.

מוצרים משלימים לשירות

מפות נייר, מגבונים, כפפות, נייר סופג, שקיות אשפה, חומרי ניקוי, סבונים, וכל מה שמאפשר להחזיק עמדות נקיות לאורך זמן. זה החלק שחוסך את הריצה היקרה באמצע האירוע.

אריזות וחד פעמי

קופסאות, מכסים, קערות, כלי הגשה, כוסות, סכו״ם, ערבוב, קשיות אם צריך, אריזות טייק אווי לשאריות, ומדבקות סימון. באירועים עם משלוחים או חלוקה לעובדים, זה חלק קריטי מהעלות ומהחווייה.

איך מחשבים כמויות בלי להסתבך

אין נוסחה אחת שמתאימה לכל תפריט, אבל יש עיקרון שעוזר להימנע מטעויות: מחשבים לפי יחידות הגשה ברורות, ואז מוסיפים אחוז ביטחון.

דוגמה פרקטית לגישה:
מחליטים מה יחידת ההגשה לכל פריט, למשל כוס מרק, יחידת מאפה, מנת סלט, מנת חלבון. לכל יחידה מגדירים משקל או נפח. לאחר מכן מכפילים במספר הסועדים המתוכנן, ומוסיפים מרווח ביטחון סביר.

היכן להוסיף יותר ביטחון:
בפריטים שנגמרים מהר בקבלת פנים, במים ושתייה, בקרח, בלחם ומאפים, ובכל מה שמוגש בעמדות פתוחות.

היכן להוסיף פחות ביטחון:
בפריטים יקרים מאוד שניתן להשלים במהירות או להגיש במנות מדודות, למשל חלבון יקר או קינוח פרימיום שמוגש בצורה מבוקרת.

מתזמנים הזמנות לפי חיי מדף ויכולת אחסון

תזמון נכון הוא חצי אבטחה. הזמנה סיטונאית טובה בנויה משתי שכבות: הזמנה מוקדמת של מוצרים יציבים והזמנה קרובה של פריטים רגישים.

מה מזמינים מוקדם

מזון יבש, שימורים, רטבים סגורים, תבלינים, חד פעמי, חומרי ניקוי, שקיות אשפה, מוצרי נייר. אלה מוצרים שחיי המדף שלהם ארוכים, והסיכון בקנייה מוקדמת נמוך.

מה מזמינים קרוב לאירוע

פריטים קפואים במקרים של נפח גדול, מוצרי קירור רגישים, ומוצרים שתלויים מאוד בתפריט הסופי. כאן חשוב להתאים את מועד האספקה ליכולת האחסון שלכם: אין ערך בהנחה אם בסוף אין מקום במקפיא.

כלל עבודה שמציל אירועים: להזמין כך שהסחורה הקריטית מגיעה מספיק מוקדם כדי שתספיקו לבדוק אותה, אבל לא מוקדם מדי כדי שתעמיס על הקירור והאחסון.

בקרת קבלה למחסן ביום האספקה

ברגע שהסחורה מגיעה, עושים תהליך קצר ומסודר. זה לא בירוקרטיה, זו מניעה של תקלות.

מה בודקים:
תוקף, שלמות אריזה, התאמה להזמנה, תנאי קירור בפריטים רגישים, וכמות בפועל. אם מדובר במוצרים קפואים, מחפשים סימנים להפשרה והקפאה מחדש. אם מדובר באריזות וחד פעמי, בודקים התאמה בין מכסים לקופסאות לפני האירוע, לא בזמן השירות.

ניהול סיכונים חכם באירועים גדולים

כמעט כל אירוע גדול פוגש הפתעה. לכן מתכננים מראש כמה פתרונות גיבוי פשוטים:

מוצרים חלופיים: רוטב חלופי, תוספת חלופית, תיבול חלופי.
פתרונות הגשה: עוד סט כלים לעמדת שתייה, עוד כוסות, עוד שקיות אשפה.
גיבוי למוצרי בסיס: שמן, מלח, פלפל, נייר סופג, כפפות.

במילים אחרות: לא חייבים להכפיל הכול, אבל כן צריך גיבוי לפריטים שאי אפשר להמשיך בלעדיהם.

איך להוריד עלויות בלי לפגוע באיכות

החיסכון האמיתי מגיע לא מהורדת פריט אחד אלא מהתנהלות: איחוד ספקים כדי לצמצם טעויות, הזמנה מרוכזת במקום השלמות יקרות, ושימוש במוצרים יציבים לטובת יציבות שירות.

עוד כלי חשוב הוא סטנדרטיזציה: אם אתם עובדים על שניים שלושה רטבים קבועים, שתי תוספות קבועות וכמה בסיסים שחוזרים על עצמם, אתם קונים נכון יותר ומקטינים עודפים.

שקט באירוע מתחיל בספק סיטונאי שאפשר לסמוך עליו

הזמנה סיטונאית לקייטרינג ולאירועים היא תהליך שמחבר בין אוכל, תפעול ושירות. כשבונים רשימה לפי קטגוריות, מחשבים כמויות לפי יחידות הגשה, מתזמנים נכון ומבצעים קבלת סחורה מסודרת, אתם מורידים סיכונים בצורה דרמטית ומקבלים אירוע יציב יותר.

הזמנה סיטונאית לקייטרינג עם י.שבי שירות שמחזיק אירועים

כדי להרים אירוע גדול בלי הפתעות, צריך ספק שמבין את המציאות של מטבח מקצועי: זמינות, מגוון, אספקה מסודרת ומענה מהיר כשיש שינוי. י.שבי מספקת פתרונות סיטונאות לעסקים ולקייטרינג, כולל מוצרים יבשים וקפואים, אריזות וחד פעמי, וחומרי ניקוי, כך שתוכלו לתכנן הזמנה אחת חכמה שמכסה את כל היום, מההכנות ועד הסגירה. אם אתם מתכננים אירוע ורוצים להפוך את ההזמנה למשהו שעובד חלק, פנו לי.שבי ונבנה יחד סל מוצרים שמתאים בדיוק לתפריט, לכמויות וללו״ז שלכם.